Cài đặt
Cấu hình chung, vai trò thành viên, thuộc tính tuỳ chỉnh, nhắc hạn và leo thang công việc quá hạn.
Mục Cài đặt chỉ hiện với người có quyền Quản lý dự án (pm) trong app Công việc: chủ sở hữu công ty, Super admin, và những người được gán vai trò Quản lý dự án. Trang Cài đặt Công việc có 4 tab: Chung, Thành viên & vai trò, Thuộc tính, Nhắc hạn.
Không có quyền cài đặt?
Nếu bạn không thấy mục này, hoặc mở ra thấy thông báo "Bạn không có quyền cài đặt app Công việc", hãy liên hệ quản lý dự án (pm) hoặc chủ sở hữu công ty để được cấp quyền.
Chung
Công việc mới
- Trạng thái mặc định của công việc mới — công việc tạo mới mà không chọn trạng thái riêng sẽ tự mang trạng thái này.
Quy trình
- Bật duyệt hoàn thành công việc — bật thì công việc phải qua quy trình duyệt (của app Phê duyệt) trước khi được tính là hoàn thành.
- Quy trình duyệt áp dụng — chọn quy trình duyệt đang dùng của app Phê duyệt để áp dụng (chỉ cần khi mục trên đang bật).
- Nghiệm thu khi hoàn thành — bật thì khi người làm bấm "Hoàn thành", việc chuyển sang trạng thái chờ người giao việc chấm Đạt/Không đạt (kèm nhận xét, bắt buộc nếu chấm Không đạt) rồi mới thật sự hoàn tất — xem thêm ở Việc của tôi.
- Gửi báo cáo tuần cho quản lý — bật để tự động gửi email báo cáo tổng hợp công việc tuần qua vào sáng thứ 2 (xem Tổng quan).
Duyệt hoàn thành và Nghiệm thu là 2 cơ chế độc lập
Có thể bật cả hai, chỉ một, hoặc không bật gì. "Duyệt" đi qua quy trình chung của app Phê duyệt (nhiều bước, nhiều người duyệt tuỳ quy trình); "Nghiệm thu" chỉ đơn giản là người giao việc tự chấm Đạt/Không đạt ngay trong app Công việc, không cần app Phê duyệt.
Thành viên & vai trò
App Công việc có 3 vai trò, mỗi vai trò là một thẻ trong tab này:
| Vai trò | Làm được gì |
|---|---|
| Quản lý dự án | Tạo & xoá dự án, đổi cấu trúc, cài đặt app. |
| Thành viên | Tạo việc, giao việc, đổi trạng thái. |
| Người xem | Chỉ xem — không sửa được gì. |
Thêm người: chọn người trong ô Chọn người… của thẻ vai trò, bấm Thêm. Gỡ người: bấm dấu × cạnh tên, xác nhận Gỡ trong hộp thoại "Gỡ thành viên?".
Ai được thêm/gỡ người ở từng vai trò?
Chủ sở hữu công ty và Super admin luôn là Quản lý dự án, không cần có tên trong danh sách. Chỉ chủ sở hữu công ty hoặc Super admin thêm/gỡ được người ở vai trò Quản lý dự án. Người giữ vai trò Quản lý dự án thêm/gỡ được người ở Thành viên và Người xem. Thẻ nào bạn không có quyền đổi thì không hiện ô chọn người và nút gỡ.
Quản trị công ty (ADMIN) không tự động là Quản lý dự án trong app này; muốn họ quản lý app thì gán họ vào vai trò Quản lý dự án.
Người chưa có vai trò nào chỉ được xem
Nhân viên chưa có tên trong thẻ nào được tính là Người xem: xem được việc nhưng không tạo việc, không giao việc, không đổi trạng thái. Khi bắt đầu dùng app, nhớ thêm những người cần làm việc vào thẻ Thành viên.
Thuộc tính
Quản lý các trường (field) tuỳ chỉnh cho Công việc và Dự án — đổi tên trường có sẵn, thêm trường mới (chọn kiểu dữ liệu phù hợp), hoặc chỉnh danh sách lựa chọn cho các trường kiểu chọn một/chọn nhiều.
Xoá thuộc tính không mất dữ liệu đã nhập
Xoá một thuộc tính chỉ ẩn cột đó khỏi mọi view (danh sách, Kanban, khung chi tiết) — dữ liệu đã nhập ở cột đó vẫn còn, không bị xoá thật.
Nhắc hạn
Công việc sắp/đã quá hạn được nhắc tự động mỗi ngày lúc 8:00 sáng — không cần bật gì thêm, thông báo vào thẳng chuông 🔔 trong app cho người phụ trách việc đó.
Nhắc theo cron hằng ngày
Vì hệ thống quét 1 lần/ngày vào 8:00 sáng, một việc vừa chạm ngưỡng sắp hạn/quá hạn trong ngày có thể phải đợi tới sáng hôm sau mới nhận được thông báo.
Tab "Nhắc hạn" cho chỉnh 2 nhóm cài đặt:
Nhắc hạn công việc
- Nhắc trước hạn — số ngày trước hạn chót sẽ gửi nhắc nhở (1/2/3/5/7 ngày, mặc định 3 ngày).
- Nhắc lại hằng ngày khi quá hạn — bật để hệ thống tiếp tục nhắc mỗi ngày cho các việc đã quá hạn mà chưa hoàn tất (mặc định bật); tắt đi thì việc quá hạn chỉ được nhắc đúng 1 lần vào ngày đầu tiên quá hạn.
Thông báo vào thẳng chuông 🔔 trong app cho người phụ trách.
Leo thang quản lý
- Leo thang lên quản lý phòng ban khi quá hạn — mặc định tắt. Bật lên để khi một việc quá hạn quá lâu, quản lý phòng ban của người phụ trách cũng nhận được thông báo, không chỉ riêng người phụ trách.
- Số ngày quá hạn thì leo thang — chỉ chọn được khi mục trên đang bật (1/2/3/5/7/14 ngày, mặc định 3 ngày). Việc chưa gán phòng ban sẽ không leo thang; việc đã quá hạn từ trước khi bật tính năng cũng không được báo lại.
