Cài đặt Meeting
Quản trị chọn cách Space AI ghi chép cuộc họp, model dùng, nội dung biên bản và ai được xem.
Trang Cài đặt (góc dưới menu bên trái của Meeting) dành cho quản trị Meeting. Người khác mở trang sẽ thấy thông báo "Chỉ quản trị Meeting chỉnh được cài đặt".
Mọi thay đổi chỉ có hiệu lực sau khi bấm Lưu thay đổi ở cuối trang. Bấm Khôi phục mặc định để đưa tất cả về như ban đầu (vẫn cần lưu).
Nếu trang hiện khung vàng Space AI của công ty đang không dùng được, Space AI đang bị tắt hoặc chưa cấu hình ở cấp công ty. Bấm Mở Quản trị → Truy cập AI để xử lý trước.
Space AI ghi chép cuộc họp
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Bật Space AI ghi chép | Công tắc tổng. Tắt thì nút Space AI biến khỏi phòng họp, không ai ghi chép được. |
| Tự bật ghi chép | Tắt: chủ phòng tự bấm nút khi cần. Cuộc họp đã lên lịch: tự ghi chép các cuộc họp có lịch, họp nhanh thì bấm tay. Mọi cuộc họp: mọi cuộc họp đều được ghi ngay khi người đầu tiên vào phòng. |
| Ai được bật/tắt trong phòng | Chủ phòng hoặc Mọi người trong phòng. Chủ phòng và quản trị luôn được. |
Model Space AI
Chọn model là chọn nhà cung cấp xử lý bên ngoài sẽ thấy nội dung cuộc họp. Hãy cân nhắc với quy định bảo mật của công ty.
- Model tóm tắt: model soạn biên bản. Mặc định là Theo mặc định công ty. Danh sách chỉ gồm các model quản trị đã cho phép trong Truy cập AI. Chủ phòng vẫn chọn được model khác khi bấm Tóm tắt lại từng biên bản.
- Model chép lời (giọng nói → chữ): model chuyển lời nói thành chữ. Chép lời tính phí theo phút ghi âm, nên mỗi lựa chọn có ghi chú về tốc độ và chi phí.
Nội dung biên bản
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngôn ngữ | Tiếng Việt, English, hoặc Theo ngôn ngữ cuộc họp. |
| Độ chi tiết | Ngắn gọn, Tiêu chuẩn hoặc Chi tiết. |
| Các quyết định đã chốt | Có mục Quyết định trong biên bản. |
| Việc cần làm (người phụ trách, hạn) | Có mục Việc cần làm. |
| Câu hỏi còn bỏ ngỏ | Có mục Câu hỏi còn bỏ ngỏ. |
| Cho người xem đọc toàn văn lời thoại | Tắt thì chỉ chủ phòng và quản trị xem được toàn văn, người khác chỉ đọc bản tóm tắt. |
| Chỉ dẫn bổ sung cho Space AI | Lời dặn thêm cho Space AI khi soạn biên bản, tối đa 1.000 ký tự. Ví dụ: "Luôn nêu số liệu doanh thu; gọi khách hàng bằng tên viết tắt." |
Quyền xem và lưu trữ
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ai được xem biên bản | Người tham dự & được mời (mặc định) hoặc Chỉ chủ phòng. Chủ phòng và quản trị luôn xem được. |
| Báo người xem khi biên bản sẵn sàng | Gửi thông báo cho người được xem khi biên bản xong. |
| Xoá ghi âm ngay sau khi chép lời | Nên bật. Chỉ giữ phần chữ, không lưu giọng nói của nhân viên. |
Câu hỏi thường gặp
Tôi đổi cài đặt rồi mà phòng họp chưa đổi? Kiểm tra đã bấm Lưu thay đổi chưa. Nút Lưu thay đổi chỉ sáng lên khi có thay đổi chưa lưu.
Đổi model có ảnh hưởng biên bản cũ không? Không. Biên bản cũ giữ nguyên. Muốn soạn lại một biên bản bằng model mới, chủ phòng dùng Tóm tắt lại trên biên bản đó.