Quản lý phòng ban
Tạo cây phòng ban, phân công trưởng/phó phòng, quản lý thành viên và đặt phòng ban chính cho nhân viên.
Ai thấy gì ở trang này
- Chủ sở hữu, Super admin và người quản trị ứng dụng Nhân sự thấy toàn bộ phòng ban của công ty.
- Những người khác chỉ thấy các phòng mình đang là thành viên.
- Chỉ Chủ sở hữu/Quản trị viên thấy nút Thêm phòng ban và các nút sửa, xoá, quản lý thành viên. Nhân viên thường chỉ xem.
Danh sách phòng ban
Vào Tổ chức → Phòng ban. Mỗi phòng ban là một thẻ, cho biết trưởng phòng, số phó phòng và ảnh đại diện các thành viên. Ô tìm kiếm giúp lọc theo tên hoặc mã phòng.
Tạo phòng ban mới
Bấm Thêm phòng ban để mở hộp thoại tạo mới.
Nhập tên và mô tả. Nếu công ty chia nhiều cấp (phòng lớn có tổ, nhóm bên trong), chọn phòng ban cha để đặt phòng mới vào đúng chỗ trong cây. Để — Không có (phòng gốc) — nếu đây là phòng cấp cao nhất.
Gán vai trò cho từng nhân viên: Trưởng phòng, Phó phòng hoặc Nhân viên. Mỗi phòng chỉ có một Trưởng phòng — chọn người mới làm trưởng phòng thì người cũ tự chuyển xuống Nhân viên của phòng đó.
Bấm Tạo để hoàn tất.
Quản lý thành viên
Trên thẻ phòng ban, mở hộp thoại Thành viên để thêm người, đổi vai trò hoặc gỡ người khỏi phòng.
Hộp thoại chia làm hai phần cho dễ nhìn:
- Thành viên của phòng — xếp lên đầu theo thứ tự trưởng phòng, phó phòng rồi nhân viên.
- Nhân viên khác — chọn vai trò để thêm vào phòng — chọn vai trò ở ô bên phải một người là thêm họ vào phòng.
Muốn gỡ ai khỏi phòng, bỏ chọn vai trò của người đó. Thứ tự danh sách giữ nguyên trong lúc bạn thao tác (để không bấm nhầm người bên cạnh); mở lại hộp thoại sẽ thấy thứ tự mới. Ô Tìm nhân viên… gõ không dấu vẫn ra kết quả.
Phòng ban chính
Một nhân viên có thể thuộc nhiều phòng, nhưng luôn có một phòng ban chính. Phòng chính quyết định, ví dụ, trưởng phòng nào nhận đơn đề xuất của nhân viên đó theo mặc định, và được các ứng dụng như Chấm công dùng làm phòng của người đó.
Trong hộp thoại thành viên, người nhận phòng này làm phòng chính có nhãn Phòng ban chính. Với người còn lại, bấm Đặt làm phòng ban chính dưới tên họ để chuyển phòng chính của họ về phòng đang mở. Nhân viên chỉ thuộc một phòng thì phòng đó tự là phòng chính.
Sửa và xoá phòng ban
- Sửa — đổi tên, mô tả hoặc phòng ban cha bất cứ lúc nào.
- Xoá — cần xác nhận trong hộp cảnh báo. Nhân viên không bị xoá, chỉ mất gán vào phòng này. Hãy chắc chắn trước khi xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Tôi là quản trị viên nhưng chỉ thấy vài phòng ban? Trang Phòng ban chỉ hiện đủ cho Chủ sở hữu, Super admin và người quản trị ứng dụng Nhân sự. Những người khác thấy các phòng mình thuộc. Các ô chọn phòng ban ở nơi khác (khi tạo nhân viên, khi gán phòng ban…) vẫn hiện đủ danh sách.
Đơn đề xuất của nhân viên đi sai trưởng phòng? Kiểm tra phòng ban chính của nhân viên đó. Mở hộp thoại thành viên của phòng đúng và bấm Đặt làm phòng ban chính cho họ.