Nhập chấm công vào kỳ lương
Import file chấm công CSV/Excel, để app tự thêm ngày nghỉ lễ, rồi sửa công từng ngày cho từng nhân viên.
Lương trong app được tính từ bảng công theo ngày của từng người. Mỗi ngày là một dòng gồm loại ngày (Đi làm, Nghỉ phép, Nghỉ không lương, Nghỉ lễ), số Công (1, 0,5…), giờ vào, giờ ra, tổng giờ, số phút trễ, về sớm và làm thêm (OT).
Bạn nhập chấm công khi kỳ đang ở các trạng thái Nháp, Chờ xác nhận chấm công, Chờ kiểm tra bảng lương hoặc Chờ duyệt. Kỳ đã chốt hoặc đã đóng thì các nút nhập bị khoá.
Import file chấm công
Chuẩn bị file CSV hoặc Excel (.xlsx), dòng đầu là tiêu đề cột, mỗi dòng sau là một người trong một ngày. Ba cột bắt buộc là Mã NV, Ngày và Công. Tên cột không cần khớp mẫu vì bạn sẽ tự ghép cột ở bước sau.
Mở kỳ lương, bấm Import chấm công. Nếu chưa có file, bấm Tải file mẫu để lấy file CSV đúng cấu trúc.
Ghép cột. Với mỗi trường (Mã NV, Ngày, Công, Loại, Giờ vào, Giờ ra, Tổng giờ, Trễ, Sớm, OT), chọn cột tương ứng trong file. App tự đoán sẵn nếu tên cột quen thuộc. Trường tuỳ chọn không có trong file thì để — Không dùng (dùng mặc định) — và nhập một giá trị mặc định áp cho mọi dòng (ví dụ Loại = Đi làm). Bấm Tiếp tục.
Xem trước. App cho biết số Nhân viên hợp lệ, Bản ghi trùng và Bản ghi lỗi, cùng bảng xem trước các dòng sẽ nhập. Kiểm tra lại rồi bấm Nhập dữ liệu.
Một vài quy tắc khi import:
- Mã NV phải khớp mã nhân viên trong Hồ sơ nhân viên. Nếu hai hồ sơ trùng mã, app chặn import và yêu cầu sửa trước để tránh gán nhầm người.
- Dòng có ngày nằm ngoài tháng của kỳ, mã không tìm thấy hoặc số liệu sai sẽ bị bỏ qua và được liệt kê ở bước xem trước.
- Nếu file có nhiều dòng cùng Mã NV + Ngày, app chỉ giữ dòng cuối cùng.
- Ngày đã có dữ liệu trong kỳ sẽ được ghi đè bằng dòng mới trong file.
Ngày nghỉ lễ được thêm tự động
Nhiều file chấm công không có dòng cho ngày lễ vì hôm đó không ai đi làm. Khi import, app tự thêm dòng Nghỉ lễ (Công = 1) cho những người chưa có dữ liệu đúng ngày lễ trong tháng, dựa theo lịch nghỉ lễ của công ty và lịch làm việc của phân hệ. Ngày lễ đã có dữ liệu thật trong file thì giữ nguyên. Lịch nghỉ lễ lấy từ app Chấm công, xem Phụ cấp & ngày lễ.
Sửa công của một nhân viên
- Trong Bảng tính nhân viên của kỳ, bấm vào dòng của người cần sửa.
- Ở tab Chấm công, sửa trực tiếp trên bảng: loại ngày, giờ vào, giờ ra, số công, phút trễ, phút về sớm…
- Bấm Lưu thay đổi.
Muốn thêm một ngày còn thiếu, bấm Thêm ngày, chọn Ngày và Loại ngày, rồi bấm Thêm. Muốn bỏ một ngày, bấm nút xoá ở cuối dòng và xác nhận.
App không cho chấm công vào ngày nằm ngoài lịch làm việc của phân hệ (ví dụ Thứ 7 khi phân hệ chỉ làm Thứ 2 – Thứ 6), để tổng công không vượt công chuẩn của tháng. Nếu nhân viên đi làm vào ngày nghỉ, hãy ghi nhận bằng số phút làm thêm (OT) thay vì số công. Điều này áp dụng cả khi import: file có dòng như vậy sẽ bị báo lỗi.
Nếu phiếu lương của kỳ đã được lập (từ bước Chờ kiểm tra bảng lương trở đi), mỗi lần bạn sửa công, phiếu lương của người đó được tính lại ngay.
Xoá toàn bộ chấm công của kỳ
Khi muốn nhập lại từ đầu, bấm Xoá dữ liệu chấm công rồi Xác nhận xoá. Toàn bộ chấm công đã nhập của kỳ, kể cả phần sửa tay, sẽ bị xoá và không hoàn tác được. Sau đó dùng Import chấm công để nhập file mới.
Lương được chia theo công như thế nào
Công chuẩn của tháng là số ngày làm việc theo lịch của phân hệ trong tháng đó (tính cả ngày lễ rơi vào ngày làm việc). Lương cơ bản của mỗi người được chia theo tỷ lệ tổng công / công chuẩn. Ví dụ phân hệ làm Thứ 2 – Thứ 6, tháng có 22 ngày làm việc, người có 21 công thì nhận 21/22 lương cơ bản.
Khi lọc Bảng tính nhân viên theo một phân hệ cụ thể, phần mô tả bảng cho biết công chuẩn của phân hệ đó trong tháng.
Câu hỏi thường gặp
Import báo "Chưa có hồ sơ nào khai mã nhân viên"? Vào Hồ sơ nhân viên, nhập mã cho từng người rồi import lại.
Có lấy chấm công trực tiếp từ app Chấm công không? Hiện tại kỳ lương nhận chấm công qua file import và sửa tay. Bạn có thể xuất dữ liệu từ máy chấm công hoặc từ báo cáo chấm công rồi import vào.
Tôi import nhầm file, làm sao nhập lại? Bấm Xoá dữ liệu chấm công để xoá sạch rồi import lại file đúng. Hoặc import file đúng đè lên, vì ngày đã có dữ liệu sẽ được ghi đè.