Phê duyệt kỳ lương và xuất bảng kê

Trình kỳ lương cho người được chọn duyệt, xử lý khi bị từ chối và tải bảng kê chuyển khoản sau khi kỳ được chốt.

Sau khi nhân viên đã kiểm tra bảng lương, kỳ lương cần một người duyệt. Người duyệt do người làm lương chọn tay cho từng kỳ, ví dụ giám đốc hoặc kế toán trưởng.

Trình phê duyệt

Khi kỳ đang ở trạng thái Chờ kiểm tra bảng lương:

Bấm Trình phê duyệt.
Ở ô Người phê duyệt, gõ tên để tìm và chọn người duyệt.
Bấm Trình phê duyệt để gửi.

Hộp thoại Trình phê duyệt kỳ lương — Chọn người nhận bảng lương để kiểm tra và phê duyệt kỳ này.

Kỳ chuyển sang Chờ duyệt và người được chọn nhận thông báo "Kỳ lương … đang chờ bạn duyệt", kèm liên kết mở thẳng tới kỳ đó.

Quy tắc chọn người duyệt:

Người duyệt phải là nhân viên đang hoạt động trong công ty. Tài khoản khách không được chọn.
Bạn không chọn được chính mình. Riêng Chủ sở hữu công ty và Super admin được chọn chính mình, phù hợp với công ty chỉ có một người làm lương.
Người duyệt không cần có vai trò gì trong app Tính lương.

Duyệt hoặc từ chối (dành cho người duyệt)

Bấm vào thông báo để mở kỳ lương. Bạn xem được toàn bộ bảng tính nhân viên, số tổng hợp và phiếu lương từng người, cùng hai nút Từ chối và Phê duyệt.

Kỳ lương đang chờ duyệt với nút Từ chối và Phê duyệt — Khung đỏ: nút Từ chối và Phê duyệt dành cho người được chọn duyệt.

Phê duyệt: bấm Phê duyệt, đọc lại thông báo xác nhận rồi bấm Phê duyệt lần nữa. Kỳ chuyển sang Đã chốt, được đánh dấu hoàn tất và khoá chỉnh sửa chấm công. Nhân viên đã xem phiếu lương từ bước kiểm tra nên app không gửi thêm thông báo sau khi duyệt.

Hộp thoại xác nhận phê duyệt kỳ lương — Xác nhận phê duyệt: kỳ sẽ chuyển sang Đã chốt và khoá chỉnh sửa chấm công.

Từ chối: bấm Từ chối, nhập Lý do từ chối (bắt buộc) rồi bấm Từ chối kỳ lương. Người làm lương nhận thông báo kèm lý do.

Hộp thoại Từ chối kỳ lương — Nhập lý do cụ thể để người làm lương biết cần sửa gì.

Người duyệt chỉ xem được bảng lương trong lúc kỳ đang chờ họ duyệt. Duyệt hoặc từ chối xong, mở lại liên kết sẽ chỉ thấy thông báo "Kỳ lương này đã được xử lý, không còn chờ bạn phê duyệt."

Trong lúc chờ duyệt, người làm lương thấy dòng "Đang chờ người được chọn phê duyệt". Người được gán vai trò Quản trị app không tự duyệt được kỳ, trừ khi chính họ là người được chọn. Chủ sở hữu công ty và Super admin duyệt được mọi kỳ.

Khi kỳ bị từ chối

Kỳ bị từ chối hiện lý do ngay dưới tên kỳ. Người làm lương có hai lựa chọn:

Mở lại kỳ: kỳ trở về Nháp để sửa chấm công và làm lại các bước. Phiếu lương đã tính trước đó (nếu có) bị xoá và sẽ được tính lại.
Đóng kỳ: dừng hẳn kỳ này.

Kỳ lương bị từ chối với lý do và nút Mở lại kỳ — Kỳ bị từ chối: lý do hiện dưới tên kỳ, khung đỏ là nút Mở lại kỳ.

Xuất bảng kê ngân hàng

Khi kỳ đã Đã chốt, bấm Xuất bảng kê lương để tải file Excel. File có tiêu đề "DANH SACH THANH TOAN THEO BANG KE", đơn vị đồng, và các cột:

STT	Họ và tên	Số tài khoản	Ngân hàng	Thực lĩnh	Ghi chú

Số tài khoản và ngân hàng lấy từ mục Tài khoản nhận lương trong hồ sơ của từng người, số tài khoản được giữ nguyên dạng chữ nên không mất số 0 ở đầu. Cột Ghi chú để trống cho bạn điền thêm nếu cần.

Kỳ lương đã chốt với nút Xuất bảng kê lương — Kỳ đã chốt: khung đỏ là nút Xuất bảng kê lương.

Chỉ Quản trị app (và Chủ sở hữu/Super admin) mới xuất được bảng kê.

Câu hỏi thường gặp

Tôi là giám đốc, được chọn duyệt nhưng không thấy mục Bảng lương trong menu? Đúng vậy, menu Bảng lương chỉ dành cho người làm lương. Bạn mở kỳ cần duyệt từ thông báo (trong app hoặc email).

Đã duyệt rồi, muốn sửa lại thì sao? Kỳ đã chốt bị khoá, không mở lại được. Nếu thật sự cần làm lại, Quản trị app có thể Xóa kỳ rồi tạo kỳ mới cho tháng đó. Hãy cân nhắc kỹ vì xoá kỳ là không hoàn tác được.

Bảng kê thiếu số tài khoản của một người? Hồ sơ của người đó chưa nhập tài khoản ngân hàng. Bổ sung ở Hồ sơ nhân viên, rồi xuất lại bảng kê.