Phòng ban đề xuất
Người thuộc nhiều phòng ban chọn gửi đơn thay mặt phòng nào, và quản trị cấu hình cách lấy phòng ban cho từng loại đơn.
Một người có thể thuộc nhiều phòng ban cùng lúc, ví dụ vừa ở Phòng kỹ thuật vừa tham gia Nhóm Kinh doanh Miền Bắc. Khi gửi đơn, câu hỏi đặt ra là trưởng phòng nào sẽ duyệt. Phòng ban đề xuất giải quyết chuyện này: bạn chọn gửi đơn thay mặt phòng nào, và luồng duyệt lấy đúng trưởng phòng của phòng đó.
Nếu bạn chỉ thuộc một phòng ban, bạn không thấy gì thay đổi. Đơn tự gửi theo phòng của bạn.
Gửi đơn thay mặt một phòng ban
Bấm Gửi đề xuất, chọn loại đơn như bình thường.
Ngay dưới ô Tiêu đề đơn có thêm ô Gửi thay mặt phòng ban. Mặc định ô này chọn sẵn phòng chính của bạn (có ghi chú "phòng chính"). Bấm vào để đổi sang phòng khác mà bạn thuộc.
Điền nốt nội dung đơn. Khi các trường bắt buộc đã đủ, cuối form hiện khối Đơn sẽ đi qua: danh sách các bước duyệt và tên người duyệt của từng bước, tính theo phòng bạn vừa chọn. Đổi phòng là khối này cập nhật theo, nên bạn biết đơn sẽ tới tay ai trước khi bấm gửi.
Bấm Gửi đề xuất.
Lưu nháp và gửi lại giữ nguyên phòng đã chọn
Đơn lưu nháp, đơn bị trả về bổ sung hay đơn bạn tạo lại từ một đơn cũ đều mở ra với đúng phòng ban đã chọn trước đó. Nếu bạn không còn thuộc phòng đó nữa, form tự quay về phòng chính.
Xem phòng ban đề xuất trên đơn
Phòng ban được chọn lúc gửi được lưu lại trên đơn. Trong trang chi tiết đơn, ô Phòng ban đề xuất nằm cạnh ô Số tiền ở đầu trang, nên cả người gửi lẫn người duyệt đều biết đơn này gửi thay mặt phòng nào.
Sau này nếu bạn chuyển phòng, đơn cũ vẫn giữ phòng ban tại thời điểm gửi.
Cấu hình cho quản trị: lấy phòng ban theo cách nào
Mỗi loại đơn có thể chọn cách xác định phòng ban đề xuất riêng. Mở loại đơn trong trang Quy trình, sang bước Luồng duyệt, bấm mở Cài đặt luồng rồi xem mục Phòng ban đề xuất.
| Lựa chọn | Khi nào dùng |
|---|---|
| Người gửi chọn (mặc định) | Người thuộc nhiều phòng tự chọn ở ô "Gửi thay mặt phòng ban". Phù hợp với hầu hết loại đơn. |
| Luôn phòng ban chính | Không hỏi gì, luôn lấy phòng chính của người gửi. Dùng khi công ty quy định đơn loại này chỉ đi theo phòng chính, ví dụ đơn nghỉ phép. |
| Theo trường phòng ban trong biểu mẫu | Lấy phòng từ một trường kiểu Phòng ban mà người gửi điền trong form. Chỉ chọn được khi biểu mẫu có trường Phòng ban mà người gửi sửa được (không phải trường chỉ đọc). |
Khi chọn lựa chọn thứ hai hoặc thứ ba, thanh Cài đặt luồng hiện thêm nhãn "Luôn phòng chính" hoặc "Phòng theo biểu mẫu" để bạn nhận ra ngay khi lướt qua. Nếu chọn theo trường biểu mẫu, bước Xem lại có thêm mục kiểm tra "Nguồn phòng ban đề xuất hợp lệ" trước khi bật loại đơn.
Điều kiện theo phòng ban
Trong điều kiện rẽ nhánh của một bước duyệt, bạn có thể chọn Phòng ban người gửi rồi chọn một hoặc nhiều phòng từ danh sách, ví dụ chỉ thêm bước "Giám đốc kinh doanh" khi đơn gửi từ các nhóm kinh doanh. Điều kiện này dùng chính phòng ban đề xuất của đơn.
Chạy thử luồng theo từng phòng
Ở bước Xem lại của trình dựng quy trình, nút Chạy thử cho bạn nhập dữ liệu mẫu để xem đơn sẽ qua những bước nào, ai duyệt, mà không tạo đơn thật. Nếu bạn thuộc nhiều phòng ban, hộp thoại chạy thử có thêm ô Gửi thay mặt phòng ban: đổi phòng để xem trưởng phòng và các điều kiện theo phòng thay đổi ra sao.
Bấm Chạy thử, kết quả hiện ngay trên sơ đồ luồng duyệt: mỗi bước có thêm nhãn "Chạy thử" kèm tên người duyệt, hoặc "Bỏ qua" nếu điều kiện của bước không khớp.
Câu hỏi thường gặp
Tôi thuộc hai phòng nhưng không thấy ô "Gửi thay mặt phòng ban"? Loại đơn đó đang được cấu hình "Luôn phòng ban chính" hoặc "Theo trường phòng ban trong biểu mẫu". Với lựa chọn thứ ba, bạn chọn phòng ngay trong trường Phòng ban của form.
Phòng tôi chọn chưa có trưởng phòng thì sao? Khối Đơn sẽ đi qua báo "Chưa xác định người duyệt" ở bước đó. Khi gửi, đơn chuyển cho Người duyệt dự phòng mà quản trị đã đặt trong Cài đặt luồng.
Phòng chính của tôi là phòng nào? Phòng chính do bộ phận nhân sự hoặc quản trị đặt trong hồ sơ nhân viên. Trong danh sách chọn, phòng chính có ghi chú "(phòng chính)".