Quản trị quy trình

Cấu hình loại đơn và luồng duyệt nhiều bước — chỉ dành cho quản trị.

Trang "Quy trình" là nơi quản trị phê duyệt tạo/sửa các loại đơn và cấu hình luồng duyệt tương ứng. Người không có quyền mở trang này sẽ thấy thông báo "Cần quyền quản trị phê duyệt".

Danh sách loại đơn

Danh sách Quy trình — 9 loại đơn đã cấu hình, phân theo nhóm (Nhân sự, Tài chính, Mua sắm, Hợp đồng, Khác), trạng thái 'Đang dùng'.

Mỗi loại đơn hiện: tên, nhóm, số bước duyệt, số trường form, số đơn đã gửi, trạng thái "Đang dùng" hay "Tạm tắt" (bật/tắt ngay trên thẻ). Phía trên có ô tìm theo tên, lọc theo trạng thái và theo nhóm. Nếu có loại đơn chưa có bước duyệt, một dải cảnh báo nhắc bạn bổ sung.

Bấm "Tạo quy trình" để tạo mới từ đầu, hoặc "Thêm từ mẫu" để bắt đầu nhanh từ các mẫu có sẵn. Menu ⋯ trên mỗi thẻ có thêm lựa chọn sửa, nhân bản, xem trước và xoá.

Cấu hình luồng duyệt

Mở 1 loại đơn để vào trình dựng 4 bước: Thông tin → Biểu mẫu → Luồng duyệt → Xem lại.

Biểu mẫu

Ở bước Biểu mẫu, bấm vào một trường để mở bảng thuộc tính bên cạnh: tên trường, kiểu trường, Bắt buộc, Là số tiền, Chỉ đọc, và Giá trị mặc định. Giá trị mặc định có thể là một giá trị cố định hoặc giá trị tự động: Ngày gửi đơn (hôm nay), Người gửi đơn, Phòng ban của người gửi. Trường kiểu lựa chọn cho đặt màu cho từng lựa chọn để dễ nhìn trên thẻ đơn.

Luồng duyệt

Mỗi bước duyệt có thể cấu hình:

Người duyệt cố định hoặc theo vai trò động (ví dụ "Trưởng phòng người gửi" — tự suy ra đúng trưởng phòng của người nộp)
Điều kiện leo cấp — ví dụ chỉ thêm bước "Ban giám đốc" khi giá trị đơn vượt một ngưỡng nhất định
Người duyệt dự phòng — dùng khi không xác định được người duyệt động (phòng ban chưa có trưởng phòng, hoặc cấp bậc yêu cầu không tồn tại trong cây tổ chức)
Cảnh báo quá hạn (SLA) — số giờ tối đa trước khi đơn bị đánh dấu quá hạn

Bên dưới sơ đồ là thanh Cài đặt luồng, bấm để mở ra. Ở đây có ba mục áp cho cả loại đơn:

Người duyệt dự phòng: bắt buộc khi luồng có người duyệt động. Dùng khi không xác định được người duyệt (người gửi không có phòng ban, hoặc phòng chưa có trưởng phòng).
Phòng ban đề xuất: với người thuộc nhiều phòng, lấy trưởng phòng của phòng nào. Chọn giữa Người gửi chọn (mặc định), Luôn phòng ban chính hoặc Theo trường phòng ban trong biểu mẫu. Chi tiết ở Phòng ban đề xuất.
Tự leo thang khi quá hạn: sau N giờ quá hạn, chuyển hẳn quyền duyệt bước đó sang người khác. Có thể thêm nhiều cấp: quá hạn càng lâu, chuyển lên cấp càng cao.

Cài đặt luồng: người duyệt dự phòng, phòng ban đề xuất, leo thang — Cài đặt luồng mở ra. Khung đỏ: mục Phòng ban đề xuất.

Trong điều kiện rẽ nhánh của bước, ngoài các trường của biểu mẫu còn có Phòng ban người gửi: chọn một hoặc nhiều phòng từ danh sách, không phải gõ mã.

Xem lại & kích hoạt

Bước Xem lại trong cấu hình quy trình — Checklist điều kiện xuất bản phải đạt đủ trước khi bật 'Đang dùng' cho loại đơn.

Trước khi bật một loại đơn, hệ thống kiểm tra danh sách điều kiện xuất bản (có tên, có biểu mẫu hợp lệ, có bước duyệt hợp lệ, có người duyệt dự phòng nếu cần, nguồn phòng ban đề xuất hợp lệ nếu lấy theo biểu mẫu…). Mục nào chưa đạt có nút đưa thẳng tới chỗ cần sửa. Chỉ khi đạt đủ mới bật được "Đang dùng". Loại đơn "Tạm tắt" vẫn giữ nguyên cấu hình nhưng nhân viên không nộp đơn theo loại đó được nữa.

Chạy thử trước khi bật

Ở bước Xem lại, bấm Chạy thử để nhập dữ liệu mẫu và xem đơn sẽ qua bước nào, bỏ qua bước nào, ai duyệt. Chạy thử không tạo đơn thật. Nếu bạn thuộc nhiều phòng ban, hộp thoại có thêm ô Gửi thay mặt phòng ban để thử theo từng phòng. Kết quả hiện ngay trên sơ đồ luồng duyệt.

Kết quả chạy thử trên sơ đồ luồng duyệt — Sau khi chạy thử, mỗi bước hiện nhãn Chạy thử kèm người duyệt cụ thể.

Nhớ bấm Lưu ở góc trên bên phải sau khi sửa cấu hình.

Lưu ý

Đơn đang chạy dở giữ nguyên cấu hình quyền/luồng tại thời điểm nộp — sửa quy trình hôm nay KHÔNG ảnh hưởng ngược lại các đơn đã nộp trước đó.