Tạo đề xuất

Công ty có thể cấu hình nhiều loại đơn khác nhau, mỗi loại có form riêng và luồng duyệt riêng. Bấm Gửi đề xuất ở trang Đơn của tôi, chọn loại đơn, rồi điền form.

Phần chung của mọi form

• Tiêu đề đơn (bắt buộc): tên ngắn để bạn và người duyệt nhận ra đơn, ví dụ "Mua 2 màn hình 27 inch cho nhóm thiết kế".
• Gửi thay mặt phòng ban: chỉ hiện khi bạn thuộc nhiều phòng ban. Chọn phòng nào thì trưởng phòng của phòng đó duyệt. Xem Phòng ban đề xuất.
• Trường điền sẵn: quản trị có thể cho một số trường tự điền giá trị mặc định, như ngày hôm nay, tên bạn hoặc phòng ban của bạn. Bạn vẫn sửa được nếu trường không bị khoá.
• Trường chỉ đọc: hiện để bạn xem nhưng không sửa được. Hệ thống tự tính lại giá trị khi bạn gửi.
• Đơn sẽ đi qua: khi các trường bắt buộc đã đủ, cuối form hiện danh sách bước duyệt và người duyệt cụ thể của từng bước.
• Cuối form có các nút Chọn lại (đổi loại đơn), Huỷ, Lưu nháp và Gửi đề xuất.

Dưới đây là các trường chính của 9 mẫu loại đơn có sẵn. Form thực tế ở công ty bạn có thể được quản trị tuỳ chỉnh thêm hoặc bớt.

Đề xuất chung

Dùng cho tờ trình/đề xuất nội bộ không gắn số tiền cụ thể.

• Nội dung đề xuất (bắt buộc)
• Mức độ ưu tiên — Thường / Gấp
• Tài liệu đính kèm (tuỳ chọn)

Nghỉ phép

• Loại phép (bắt buộc) — phép năm, không lương, nghỉ ốm…
• Từ ngày / Đến ngày (bắt buộc)
• Lý do

Công tác

• Nơi đến (bắt buộc)
• Thời gian đi/về
• Mục đích chuyến công tác
• Chi phí dự kiến — vượt ngưỡng sẽ tự động leo thêm 1 cấp duyệt

Đề nghị thanh toán

• Người/đơn vị nhận tiền (bắt buộc)
• Số tiền (bắt buộc) — vượt ngưỡng sẽ leo cấp
• Nội dung thanh toán
• Hoá đơn/chứng từ đính kèm

Tạm ứng

• Số tiền (bắt buộc) — vượt ngưỡng sẽ leo cấp
• Lý do tạm ứng (bắt buộc)
• Ngày dự kiến hoàn ứng (bắt buộc)

Thanh toán chi phí

• Loại chi phí — công tác phí, văn phòng phẩm, tiếp khách…
• Số tiền (bắt buộc) — vượt ngưỡng sẽ leo cấp
• Ngày chi
• Chứng từ đính kèm

Đề xuất mua sắm

• Hạng mục cần mua (bắt buộc)
• Tổng giá trị (bắt buộc) — vượt ngưỡng sẽ leo cấp
• Lý do mua sắm
• Ngày cần có hàng
• Báo giá đính kèm

Đề xuất tuyển dụng

• Vị trí cần tuyển (bắt buộc)
• Số lượng (bắt buộc)
• Phòng ban
• Lý do tuyển dụng

Duyệt hợp đồng

• Tên hợp đồng (bắt buộc)
• Đối tác
• Giá trị hợp đồng — vượt ngưỡng cao sẽ leo tới cấp Ban giám đốc duyệt (xem chi tiết luồng 3 bước ở Quản trị quy trình)
• File hợp đồng đính kèm

Lưu ý chung khi điền form

• Các trường có dấu * là bắt buộc, không điền sẽ không nộp được
• Trường số tiền/giá trị ảnh hưởng trực tiếp tới việc đơn có bị leo thêm cấp duyệt hay không — điền chính xác để luồng duyệt đúng quy trình công ty
• Tệp đính kèm hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến (PDF, ảnh, Excel/Word)
• Sau khi nộp, bạn vẫn có thể thu hồi đơn nếu chưa ai duyệt (xem Theo dõi trạng thái)