Danh bạ & hồ sơ 360°
Tìm nhân viên, xem hồ sơ đầy đủ, thêm hồ sơ mới và đặt quy tắc mã nhân viên.
Danh bạ là danh sách toàn bộ hồ sơ nhân sự của công ty. Từ đây bạn mở được hồ sơ 360° của từng người, thêm người mới và quản lý mã nhân viên.
Người quản trị nhân sự thấy toàn công ty. Trưởng phòng mở Danh bạ chỉ thấy nhân sự thuộc phòng mình, và không thấy các cột lương. Xem Phân quyền.
Tìm và xem danh sách
- Ô tìm kiếm "Tìm tên, mã NV…" ở góc trên lọc ngay theo tên hoặc mã nhân viên.
- Hai nút chế độ xem cạnh ô tìm kiếm: dạng bảng, hoặc dạng cột Theo trạng thái (Thử việc, Chính thức, Tạm hoãn, Đã nghỉ).
- Mặc định danh sách xếp theo trạng thái rồi theo họ tên A→Z. Bạn có thể bấm vào tiêu đề cột để sắp xếp lại, kéo giãn cột, ẩn bớt cột như mọi bảng dữ liệu khác trong Salework Space.
Hồ sơ 360°
Bấm vào tên một nhân viên để mở hồ sơ 360° ở khung bên phải. Phần đầu khung có tên, trạng thái, mã nhân viên, chức danh và ngày vào làm. Bên dưới là các tab:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Thông tin | Toàn bộ trường của hồ sơ: tài khoản, phòng ban, chức danh, liên hệ, ngày sinh, quản lý trực tiếp, ngày vào làm, hết thử việc, nhóm BHXH, mã số thuế, số CCCD, tài khoản ngân hàng… Trường công ty tự thêm cũng hiện ở đây. |
| Giấy tờ | Giấy tờ đính kèm của nhân viên, kèm ngày hết hạn. |
| Hợp đồng | Các hợp đồng lao động, mới nhất ở trên. |
| Quá trình | Lịch sử nhận việc, bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương, nghỉ việc. |
| Chấm công & phép | Nút dẫn sang app Chấm công để xem quỹ phép, đơn nghỉ và bảng công của người này. |
Tab Giấy tờ, Hợp đồng và Quá trình chỉ hiện với người có quyền xem các mục đó. Cách nhập và theo dõi chúng có ở trang Hợp đồng, giấy tờ, quá trình.
Sửa thông tin hồ sơ
Tab Thông tin chỉ để đọc. Muốn sửa, kéo xuống cuối tab và bấm Sửa thông tin. Khung sửa có 3 tab:
- Trường — bấm vào ô bất kỳ để sửa, thay đổi được lưu ngay.
- Lịch sử — ai đã sửa trường nào, lúc nào, giá trị cũ và mới.
- Bình luận — trao đổi nội bộ về hồ sơ này.
Phòng ban không sửa trong app Nhân sự. Phòng ban của hồ sơ có gắn tài khoản lấy từ trang Quản trị công ty và được đồng bộ lại khi bấm Đồng bộ dữ liệu. Muốn chuyển phòng cho nhân viên, hãy đổi ở Quản trị › Phòng ban.
Các trường Lương cơ bản, Lương đóng BH, Số người phụ thuộc, ngày và % lương thử việc, Ngày ký chính thức, Tháng bắt đầu đóng BHXH được đồng bộ hai chiều với hồ sơ lương trong app Tính lương. Sửa ở một bên, bên kia tự cập nhật.
Thêm nhân sự
Bấm Thêm nhân sự (góc trên bên phải Danh bạ) để mở biểu mẫu. Điền các trường cần thiết:
- Tài khoản — chọn tài khoản Salework Space của người này (nên chọn, để họ tự xem được hồ sơ và nhận việc checklist).
- Họ tên, Chức danh, Điện thoại, Email, Trạng thái (Thử việc / Chính thức / Tạm hoãn / Đã nghỉ).
- Ngày vào làm, Hết thử việc, Ngày sinh, Nhóm BHXH, Mã số thuế, Số sổ BHXH, Quản lý trực tiếp.
- Mã nhân viên — để trống thì hệ thống tự cấp theo quy tắc (ô gợi ý sẵn mã kế tiếp).
Bấm Tạo để lưu. Hồ sơ vừa tạo mở ra ngay để bạn điền tiếp các trường còn lại.
Thường bạn không cần thêm tay: khi Quản trị tạo tài khoản cho nhân viên mới, hồ sơ nhân sự được tạo kèm. Ứng viên được tuyển qua app Tuyển dụng cũng tự có hồ sơ, ngày vào làm và checklist onboarding. Nếu thấy thiếu ai, vào Sơ đồ và bấm Đồng bộ dữ liệu.
Mã nhân viên
Bấm Mã nhân viên ở Danh bạ để mở hộp thoại cấu hình. Hộp thoại có 2 phần.
1. Quy tắc tự sinh
- Bật Tự sinh mã khi tạo hồ sơ.
- Chọn Tiền tố (vd
ESBT), Ký tự nối (Không có / Gạch ngang / Gạch dưới), Số chữ số và Số bắt đầu. - Dòng Mã kế tiếp cho biết mã sẽ cấp cho hồ sơ tiếp theo. Bấm Lưu quy tắc.
Số kế tiếp luôn bằng số lớn nhất đang có (kể cả hồ sơ đã xoá) cộng 1, nên một mã đã dùng không bị cấp lại. Mã vẫn sửa tay được nhưng không được trùng trong công ty.
2. Đánh số lại hồ sơ hiện có
Dùng khi bạn mới đặt quy tắc và muốn áp cho các hồ sơ cũ:
- Chọn chế độ: Chỉ điền mã còn trống (giữ nguyên mã đang có) hoặc Ghi đè tất cả (đánh lại toàn bộ từ số bắt đầu).
- Chọn Thứ tự đánh số: Ngày vào làm, Ngày tạo hồ sơ, hoặc Họ tên (A → Z). Bật Gồm hồ sơ "Đã nghỉ" nếu muốn đánh số cả người đã nghỉ.
- Bấm Xem trước để xem bảng Mã cũ → Mã mới.
- Bấm Áp dụng cho N hồ sơ.
Chế độ Ghi đè tất cả không tự hoàn tác được. Mã cũ vẫn xem được trong tab Lịch sử của từng hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi không thấy nút Thêm nhân sự và Mã nhân viên. Hai nút này chỉ hiện với vai trò Quản trị nhân sự.
Nhân viên nghỉ việc thì xoá hồ sơ hay sao? Không nên xoá. Đổi Trạng thái sang "Đã nghỉ" để giữ lịch sử. Tài khoản bị khoá ở Quản trị cũng được chuyển sang "Đã nghỉ" khi bấm Đồng bộ dữ liệu. Người đã nghỉ không tính vào thẻ "Nhân sự đang làm việc" và không hiện trên sơ đồ tổ chức.
Vì sao hồ sơ có hai phòng ban? Một người có thể thuộc nhiều phòng ở trang Quản trị (vd vừa ở Phòng kỹ thuật vừa ở một nhóm dự án). Hồ sơ hiện đủ các phòng đó.