Tổng quan HR
Nắm nhanh tình hình nhân sự, những việc sắp tới hạn và biểu đồ cơ cấu công ty trên một trang.
Tổng quan HR là trang mở đầu của app Nhân sự với người giữ vai trò Quản trị nhân sự. Trang gồm hàng thẻ số liệu ở trên cùng, biểu đồ bên trái và cột Cần xử lý bên phải.
Thẻ số liệu
Hàng trên cùng có 6 thẻ:
| Thẻ | Đếm gì |
|---|---|
| Nhân sự đang làm việc | Mọi hồ sơ có trạng thái khác "Đã nghỉ". Dòng nhỏ "+N tháng này" là số người có ngày vào làm trong tháng hiện tại. |
| Đang thử việc | Hồ sơ đang ở trạng thái "Thử việc". |
| HĐ hết hạn trong 30 ngày | Hợp đồng còn "Hiệu lực" có ngày hết hạn từ hôm nay đến 30 ngày tới. |
| Hết thử việc trong 14 ngày | Nhân viên "Thử việc" có ngày hết thử việc trong 14 ngày tới. |
| Giấy tờ hết hạn trong 30 ngày | Giấy tờ nhân sự (CCCD, chứng chỉ, giấy khám sức khoẻ…) sắp hết hạn trong 30 ngày. |
| Việc checklist quá hạn | Việc checklist chưa đánh dấu xong mà đã qua hạn. |
Bấm vào một trong 4 thẻ cảnh báo (cam, hồng) để mở danh sách đầy đủ của nhóm đó.
Cột Cần xử lý
Cột bên phải gom 4 nhóm việc giống 4 thẻ cảnh báo. Mỗi nhóm hiện tối đa 5 dòng gần hạn nhất, ghi rõ "còn N ngày" hoặc "quá N ngày". Dòng nào còn 3 ngày trở xuống hoặc đã quá hạn được tô đỏ kèm biểu tượng cảnh báo.
- Bấm vào tên nhóm để thu gọn hoặc mở ra. Nhóm đang có việc sẽ tự mở sẵn.
- Bấm vào một dòng để mở ngay hồ sơ nhân viên (với nhóm hết thử việc) hoặc chi tiết hợp đồng, giấy tờ, việc checklist.
- Bấm Xem tất cả → để mở trang danh sách đầy đủ.
Trang "Xem tất cả"
Trang này có 4 tab ứng với 4 nhóm. Danh sách đã lọc sẵn đúng như số trên thẻ, nên bạn không cần tự đặt bộ lọc. Bấm tên ở cột đầu để mở chi tiết, bấm ← Tổng quan để quay lại.
Biểu đồ
Khu vực bên trái có 4 biểu đồ, tự cập nhật theo dữ liệu hồ sơ và hợp đồng:
- Nhân sự theo phòng ban — mỗi phòng có bao nhiêu người. Cột "(trống)" là người chưa được gán phòng.
- Cơ cấu theo trạng thái — tỉ lệ Chính thức / Thử việc / Tạm hoãn / Đã nghỉ.
- Hợp đồng hiệu lực theo loại — số hợp đồng đang hiệu lực theo từng loại (thử việc, xác định thời hạn…).
- Nhân sự vào làm 12 tháng — số người vào làm mỗi tháng trong 12 tháng gần nhất.
Hoạt động gần đây và sinh nhật
Dưới cột Cần xử lý còn 2 thẻ:
- Hoạt động gần đây — 5 dòng mới nhất trong Quá trình công tác (nhận việc, bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương, nghỉ việc). Thẻ chỉ có dữ liệu khi HR ghi nhận quá trình công tác cho nhân viên, xem Hợp đồng, giấy tờ, quá trình.
- Sinh nhật tháng N — những người đang làm việc có ngày sinh rơi vào tháng hiện tại. Người có sinh nhật hôm nay được tô nổi. Bấm vào tên để mở hồ sơ.
Cuối trang là dải liên kết Nghỉ phép, Đơn từ, Bảng công dẫn sang app Chấm công — nơi duyệt đơn, cấp quỹ phép và chốt kỳ công.
Thông báo nhắc hạn
Ngoài trang Tổng quan, app tự quét lúc 8:00 sáng mỗi ngày và gửi thông báo vào chuông 🔔 cho người quản trị nhân sự khi có:
- hợp đồng còn hiệu lực sẽ hết hạn trong 30 ngày tới (kèm email và thông báo trên điện thoại),
- nhân viên thử việc sẽ hết thử việc trong 7 ngày tới (kèm email và thông báo trên điện thoại),
- nhân viên có sinh nhật hôm nay (kèm thông báo trên điện thoại).
Bấm vào thông báo để mở thẳng hồ sơ nhân viên đó (với nhắc thử việc, sinh nhật) hoặc trang Danh bạ (với nhắc hợp đồng).
Bot Nhân sự trong Chat cũng nhắn riêng cho người quản trị nhân sự khi có hợp đồng đã quá ngày hết hạn mà vẫn để trạng thái "Hiệu lực", hoặc nhân viên đã quá ngày hết thử việc mà chưa chuyển trạng thái.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao thẻ "Hết thử việc trong 14 ngày" không có ai dù tôi biết có người sắp hết thử việc? Thẻ dựa vào ô Hết thử việc trong hồ sơ và trạng thái phải là "Thử việc". Hãy mở hồ sơ, bấm Sửa thông tin và điền ngày hết thử việc.
Hợp đồng đã quá hạn rồi có hiện ở thẻ HĐ hết hạn không? Không. Thẻ chỉ đếm hợp đồng hết hạn từ hôm nay trở đi. Hợp đồng đã quá hạn mà còn "Hiệu lực" sẽ được bot Nhân sự nhắc qua Chat; bạn nên gia hạn hoặc đổi trạng thái sang "Hết hạn".
Tôi là trưởng phòng, sao không thấy Tổng quan HR? Trang này chỉ hiện trong menu của vai trò Quản trị nhân sự. Trưởng phòng dùng Danh bạ để xem nhân sự phòng mình.