Hợp đồng, giấy tờ, quá trình công tác
Theo dõi hợp đồng lao động, giấy tờ cá nhân và lịch sử công tác của từng nhân viên.
Mỗi hồ sơ nhân viên có 3 tab dành cho giấy tờ hành chính: Hợp đồng, Giấy tờ và Quá trình. Đây là những gì HR hay phải tra cứu nhất: hợp đồng nào sắp hết hạn, CCCD còn hạn không, người này được bổ nhiệm khi nào.
Tab Hợp đồng
Danh sách hợp đồng lao động của nhân viên, mới nhất ở trên, gồm số hợp đồng, loại, từ ngày, đến ngày và trạng thái.
- Loại hợp đồng: Thử việc, Xác định thời hạn, Không xác định thời hạn, Cộng tác viên.
- Trạng thái: Hiệu lực, Hết hạn, Đã thanh lý.
- Bấm vào một dòng để mở chi tiết hợp đồng, xem bản scan đính kèm, sửa thông tin hoặc đổi trạng thái.
Tab Hợp đồng và khung chi tiết hợp đồng không hiện mức lương. Lương của nhân viên nằm ở các trường lương trong tab Thông tin của hồ sơ, đồng bộ với app Tính lương.
Khi một hợp đồng hết hạn, nhớ đổi trạng thái sang Hết hạn (hoặc Đã thanh lý) và thêm hợp đồng mới nếu gia hạn. Hợp đồng quá ngày hết hạn mà vẫn để "Hiệu lực" sẽ bị bot Nhân sự nhắc mỗi sáng.
Tab Giấy tờ
Lưu các giấy tờ cá nhân: CCCD/CMND, Bằng cấp, Chứng chỉ, Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khoẻ, Khác. Mỗi giấy tờ có tệp đính kèm và ngày hết hạn (nếu có).
Giấy tờ đã quá hạn hiện chữ đỏ "(quá hạn)". Giấy tờ sắp hết hạn trong 30 ngày tới được đưa lên Tổng quan HR để bạn kịp nhắc nhân viên bổ sung.
Tab Quá trình
Dòng thời gian các mốc trong quá trình làm việc: Nhận việc, Bổ nhiệm, Điều chuyển, Điều chỉnh lương, Nghỉ việc. Mỗi mốc có tiêu đề, ngày hiệu lực và phần chi tiết.
Mỗi khi nhân viên đổi chức danh, chuyển phòng hay được điều chỉnh lương, bạn nên thêm một dòng quá trình để giữ lại lịch sử. 5 dòng mới nhất của cả công ty hiện ở thẻ Hoạt động gần đây trên Tổng quan HR.
Thêm hợp đồng, giấy tờ, quá trình mới
Các tab trong hồ sơ dùng để xem và sửa. Bản ghi mới được thêm trong Cơ sở dữ liệu "Nhân sự" — nơi chứa dữ liệu gốc của app:
- Bấm biểu tượng Cơ sở dữ liệu trên thanh bên trái, kéo xuống nhóm Từ ứng dụng và mở Nhân sự.
- Chọn bảng Hợp đồng lao động, Giấy tờ nhân sự hoặc Quá trình công tác ở cột bên trái.
- Bấm Thêm bản ghi, điền thông tin. Ở ô Nhân viên, chọn đúng người.
- Bấm Tạo bản ghi. Mở lại hồ sơ nhân viên sẽ thấy bản ghi mới trong tab tương ứng.
Cơ sở dữ liệu của app chỉ Chủ sở hữu công ty và Super admin mở được. Nếu bạn là quản trị nhân sự nhưng không thấy mục này, hãy nhờ một trong hai người đó nhập giúp hoặc cấp quyền Super admin.
Khi thêm hợp đồng, hãy điền cả ô Phòng ban của hợp đồng. Trưởng phòng chỉ thấy những hợp đồng có phòng ban trùng với phòng của mình.
Câu hỏi thường gặp
Trưởng phòng có xem được hợp đồng của nhân viên phòng mình không? Có, trưởng phòng xem được hợp đồng của phòng mình (chỉ đọc, không thấy lương). Trưởng phòng không thấy tab Giấy tờ và Quá trình.
Nhân viên có thấy hợp đồng của chính mình không? Không. Nhân viên chỉ xem được thông tin hồ sơ của mình ở tab Thông tin.
Tôi đính kèm bản scan hợp đồng ở đâu? Trong chi tiết hợp đồng có ô Bản scan — chọn tệp hoặc kéo thả vào, chọn được nhiều tệp cùng lúc.