Ứng viên và pipeline

Mỗi ứng viên có một hồ sơ trong kho hồ sơ của công ty. Mỗi lần ứng viên ứng tuyển vào một tin là một đơn ứng tuyển, và đơn này đi qua các giai đoạn trên pipeline của tin đó. Một ứng viên có thể có nhiều đơn ở nhiều tin khác nhau.

Kho hồ sơ ứng viên

Trang Ứng viên liệt kê mọi hồ sơ với Họ tên, Email / SĐT, Nguồn, Kỹ năng, Trạng thái AI và Ngày tạo. Tìm theo tên hoặc email ở ô Tìm tên/email…, lọc theo nguồn bằng ô Tất cả nguồn.

Thêm ứng viên (HR)

Nếu email hoặc số điện thoại trùng hồ sơ đã có, app không tạo hồ sơ mới mà gộp vào hồ sơ cũ (CV mới được thêm vào) và báo "Đã gộp vào hồ sơ có sẵn."

Giới thiệu ứng viên

Nhân viên có vai trò trong app (Quản lý tuyển dụng, Người phỏng vấn) bấm Giới thiệu ứng viên để giới thiệu người quen. Form giống Thêm ứng viên, nhưng nguồn tự ghi là Giới thiệu và người giới thiệu là chính bạn. Muốn gửi link để ứng viên tự nộp, dùng Link giới thiệu ở trang Tin tuyển dụng.

Pipeline của một tin

Mở một tin ở Tin tuyển dụng, tab Pipeline. Mỗi cột là một giai đoạn, con số cạnh tên cột là số ứng viên trong cột. Thẻ ứng viên ghi tên, nguồn, thời gian nộp và điểm AI (nếu đã chấm).

Các giai đoạn giữa (mặc định Mới nhận, Sàng lọc, Phỏng vấn, Offer) công ty tự đổi tên, thêm, bớt, sắp xếp trong Cài đặt. Hai kết cục Trúng tuyển và Loại luôn cố định.

Chuyển giai đoạn

Rê chuột lên thẻ ứng viên, bấm biểu tượng ⋮ ở góc phải thẻ, chọn Chuyển sang "…". Thẻ chuyển sang cột mới ngay.

Loại ứng viên

Chọn Chuyển sang "Loại" trên thẻ (hoặc nút Loại trong hồ sơ). Hộp thoại Loại ứng viên yêu cầu Lý do loại: Không đạt yêu cầu, Kinh nghiệm chưa phù hợp, Mức lương không phù hợp, Ứng viên rút lui, Trùng hồ sơ hoặc Khác. Thêm Ghi chú (tuỳ chọn) nếu cần.

Tích Gửi email thông báo cho ứng viên nếu muốn gửi thư từ chối lịch sự (theo mẫu Từ chối lịch sự trong Cài đặt). Ô này mặc định không tích. Bấm Xác nhận loại.

Đơn đã ở Trúng tuyển hoặc Loại thì khoá, không chuyển tiếp được nữa. Ứng viên bị loại vẫn có thể nộp lại vào cùng tin đó về sau.

Hồ sơ ứng viên

Bấm vào thẻ trên pipeline, vào dòng ở tab Ứng viên của tin, hoặc vào dòng ở trang Ứng viên để mở hồ sơ ở khung bên phải.

Hồ sơ gồm các phần:

• CV đính kèm: xem trước hoặc tải xuống từng file CV.
• Thông tin: Học vấn, Kinh nghiệm, Kỹ năng, Ghi chú, Người giới thiệu (nếu có).
• Lịch sử ứng tuyển: mỗi đơn là một khung ghi tên tin, giai đoạn, điểm AI, ngày nộp. HR có các nút Lên lịch phỏng vấn, Chấm điểm AI, Nhận việc, Loại, khu Offer và tóm tắt Phiếu chấm theo từng vòng (điểm trung bình trên 5 và kết luận của từng người).
• Trao đổi nội bộ: ghi chú giữa đội tuyển dụng, ứng viên không nhìn thấy. Gõ @ để nhắc tên đồng nghiệp, người được nhắc nhận thông báo.

AI đọc CV và chấm điểm

• Khi công ty bật Tự động đọc CV bằng AI, CV mới được AI đọc và điền Học vấn, Kinh nghiệm, Kỹ năng. Nhãn trạng thái cạnh tên ứng viên cho biết tiến độ: Chưa parse, Đang parse, AI đã điền — chưa kiểm tra, Đã kiểm tra, Không parse được.
• Bấm Parse lại CV để AI đọc lại CV mới nhất. Hộp thoại Parse lại CV — xem trước thay đổi đặt giá trị Hiện tại cạnh AI đề xuất, bạn tích những trường muốn lấy rồi bấm Áp dụng.
• Bấm Chấm điểm AI trên một đơn để AI chấm mức phù hợp với JD (thang 100) và viết Nhận định AI. Nếu bật Tự động chấm điểm sàng lọc, việc này chạy tự động sau khi đọc CV xong.

Điểm AI chỉ để tham khảo khi sàng lọc. Quyết định cuối vẫn là của người tuyển dụng.

Xoá hồ sơ ứng viên

Khi ứng viên yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân, HR bấm biểu tượng thùng rác ở đầu hồ sơ, xác nhận Xoá vĩnh viễn. Hồ sơ và CV bị xoá hẳn, không khôi phục được.

Câu hỏi thường gặp

Sao tôi không thấy biểu tượng ⋮ trên thẻ?

Chỉ HR mới chuyển giai đoạn. Quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn chỉ xem.

Một ứng viên ứng tuyển hai vị trí thì sao?

Hồ sơ vẫn là một, nhưng có hai đơn ở hai tin. Phần Lịch sử ứng tuyển trong hồ sơ hiện đủ cả hai.