Chi tiền
Dành cho kế toán — xác nhận chi các đơn đã duyệt và quyết toán đơn hoàn ứng.
Trang Chờ chi là bàn làm việc hằng ngày của kế toán. Mọi đơn đã duyệt xong đều dồn về đây, chia thành hai khối:
- Chờ chi (Thanh toán / Tạm ứng đã duyệt) — đơn cần chi tiền ra.
- Chờ quyết toán quỹ (Hoàn ứng đã duyệt) — đơn hoàn ứng cần quyết toán chênh lệch với tạm ứng gốc.
Khi có đơn mới vào hàng chờ, người có vai trò Kế toán nhận thông báo "Đơn … chờ chi" hoặc "Đơn … chờ quyết toán quỹ". Bấm vào tên đơn để mở chi tiết trước khi chi.
Chỉ kế toán
Trang Chờ chi, Sổ quỹ, Ngân sách và Cài đặt chỉ hiện với người có vai trò Kế toán (và chủ sở hữu công ty, Super admin). Nhân viên không thấy các mục này trên thanh bên.
Xác nhận chi
Ở khối Chờ chi, bấm Xác nhận chi trên dòng đơn.
Chọn Quỹ chi — quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng, kèm số dư hiện tại.
Kiểm tra Thời điểm chi (mặc định là lúc mở hộp thoại) và nhập Số chứng từ/UNC nếu có (không bắt buộc).
Bấm Xác nhận chi.
Sau khi xác nhận:
- Đơn chuyển sang Đã chi, ghi lại quỹ chi, thời điểm chi, người chi và số chứng từ.
- Sổ quỹ tự có một phiếu chi "Chi theo đơn: …", số dư quỹ giảm tương ứng.
- Người đề nghị nhận thông báo "Đơn … đã được chi".
- Với đơn tạm ứng, hạn hoàn ứng được tính từ thời điểm chi.
Quỹ không đủ tiền
Mặc định hệ thống vẫn cho chi dù số dư quỹ xuống âm, để kế toán không bị kẹt khi sổ chưa cập nhật kịp. Nếu công ty muốn chặn hẳn, bật Chặn chi khi quỹ không đủ trong Cài đặt.
Quyết toán hoàn ứng
Ở khối Chờ quyết toán quỹ, bấm Quyết toán trên dòng đơn hoàn ứng.
Hộp thoại Hoàn tất quyết toán hiện tạm ứng gốc, số nợ còn và kết quả: Thu lại (chi thực tế ít hơn tạm ứng), Chi bù (chi thực tế nhiều hơn) hoặc Vừa đủ.
Chọn Quỹ ghi phiếu và Thời điểm, rồi bấm Hoàn tất quyết toán.
Kết quả: đơn hoàn ứng Hoàn tất, tạm ứng gốc Đã quyết toán, sổ quỹ có phiếu thu hoặc phiếu chi cho phần chênh lệch (nếu có), người tạm ứng nhận thông báo.
Câu hỏi thường gặp
Xác nhận chi báo "Đơn đã được chi (hoặc đang được xử lý)"? Có người khác vừa xác nhận chi đơn này. Tải lại trang để thấy trạng thái mới — hệ thống không cho chi hai lần.
Chi nhầm quỹ thì sửa thế nào? Phiếu chi tự sinh không sửa trực tiếp được. Hãy lập một phiếu thu tay vào quỹ chi nhầm và một phiếu chi tay ở quỹ đúng để cân lại (xem Sổ quỹ), ghi rõ lý do trong phiếu.