Luồng duyệt
Đơn Thu chi được duyệt trong app Đề xuất & Phê duyệt như thế nào và trạng thái thay đổi ra sao.
Thu chi không tự dựng luồng duyệt riêng. Khi bạn bấm Gửi duyệt, Thu chi tạo một đơn tương ứng trong app Đề xuất & Phê duyệt và để luồng duyệt của công ty lo phần còn lại: ai duyệt, mấy bước, leo cấp theo số tiền, uỷ quyền khi vắng mặt. Kết quả duyệt được đưa ngược về đơn Thu chi.
Mỗi loại đơn đi qua một loại đơn duyệt
| Đơn Thu chi | Loại đơn duyệt mặc định trong Đề xuất & Phê duyệt |
|---|---|
| Thanh toán | Duyệt đề nghị thanh toán |
| Tạm ứng | Duyệt tạm ứng |
| Hoàn ứng | Duyệt hoàn ứng |
Kế toán có thể chọn một loại đơn duyệt khác trong Cài đặt của Thu chi. Nếu để trống, Thu chi tự tìm loại đơn có đúng tên ở bảng trên và đang ở trạng thái Đang dùng. Cách thiết lập xem ở Cài đặt và phân quyền.
Người duyệt làm gì
Người duyệt không cần mở Thu chi. Đơn hiện trong mục Chờ tôi duyệt của app Đề xuất & Phê duyệt, với tên dạng "Đề nghị thanh toán: …", "Đề nghị tạm ứng: …", kèm số tiền. Người duyệt bấm Duyệt hoặc Từ chối ngay trên thẻ đơn, hoặc mở đơn để xem kỹ trước, như mọi đơn khác (xem Phê duyệt đề xuất).
Người gửi đơn không bao giờ tự duyệt đơn của mình. Nếu một bước chỉ có đúng người gửi là người duyệt, bước đó chuyển cho người duyệt dự phòng của loại đơn; loại đơn chưa khai người dự phòng thì đơn không gửi được. Vì vậy nên đặt ít nhất hai người duyệt, hoặc khai người dự phòng, cho các loại đơn chi tiền.
Kết quả duyệt đổi trạng thái đơn Thu chi
| Kết quả bên app duyệt | Đơn Thanh toán / Tạm ứng | Đơn Hoàn ứng |
|---|---|---|
| Duyệt (qua hết các bước) | Chờ chi | Chờ quyết toán quỹ |
| Từ chối | Từ chối | Từ chối |
| Người gửi thu hồi đơn | Đã thu hồi | Đã thu hồi |
Trạng thái cập nhật tự động sau vài giây. Khi đơn sang Chờ chi hoặc Chờ quyết toán quỹ, những người có vai trò Kế toán nhận thông báo để xử lý tiếp (xem Chi tiền).
Câu hỏi thường gặp
Bấm Gửi duyệt thì báo chưa có loại đơn "Duyệt đề nghị thanh toán"? Công ty chưa tạo (hoặc đang tạm tắt) loại đơn duyệt đó. Quản trị app Đề xuất & Phê duyệt cần tạo loại đơn đúng tên và bật Đang dùng, hoặc kế toán chọn một loại đơn khác trong Cài đặt Thu chi. Đơn của bạn vẫn được lưu Nháp, gửi lại sau là được.
Đơn duyệt có cần biểu mẫu riêng không? Không bắt buộc. Thu chi tự điền vào đơn duyệt các thông tin chuẩn như số tiền, loại đơn, loại chi, người thụ hưởng, dòng ngân sách nếu biểu mẫu có các trường này. Biểu mẫu của loại đơn duyệt không nên có trường bắt buộc nào khác, vì người gửi không điền trực tiếp bên app duyệt.
Tôi muốn rút đơn đã gửi? Mở đơn bằng Xem đơn duyệt và Thu hồi đơn bên app Đề xuất & Phê duyệt (khi chưa ai xử lý). Đơn Thu chi chuyển sang Đã thu hồi.
Người duyệt bấm Trả lại thì sao? Đơn Thu chi vẫn hiện Chờ duyệt. Bạn mở Xem đơn duyệt, bổ sung theo yêu cầu và gửi lại bên app Đề xuất & Phê duyệt; khi đơn được duyệt, Thu chi tự chuyển sang bước tiếp theo.