Cài đặt và phân quyền
Gắn quy trình duyệt cho từng loại đơn, đặt hạn hoàn ứng, chặn chi khi quỹ thiếu và hiểu hai vai trò Kế toán, Nhân viên.
Vai trò trong Thu chi
Thu chi có hai vai trò:
| Việc | Nhân viên | Kế toán |
|---|---|---|
| Lập, lưu nháp, gửi duyệt đơn của mình | Có | Có |
| Xem đơn | Chỉ đơn của mình | Toàn công ty |
| Xem nợ tạm ứng | Chỉ khoản của mình | Toàn công ty |
| Thêm người vào danh bạ thụ hưởng | Không (chỉ chọn) | Có |
| Trang Chờ chi: xác nhận chi, quyết toán | Không | Có |
| Trang Sổ quỹ: tạo quỹ, lập phiếu thu/chi tay | Không | Có |
| Trang Ngân sách | Không (chỉ thấy thanh kiểm ngân sách trong form) | Có |
| Trang Cài đặt | Không | Có |
| Nhận thông báo đơn chờ chi, quá hạn hoàn ứng, vượt ngân sách | Không | Có |
Chủ sở hữu công ty và Super admin luôn có quyền như Kế toán, không cần gán.
Nhân viên mở Thu chi chỉ thấy Tổng quan, Đơn của tôi và Nợ tạm ứng trên thanh bên. Nếu mở trực tiếp đường dẫn một trang dành cho kế toán, họ sẽ thấy thông báo "Chỉ kế toán/quản trị".
Người chưa có vai trò
Người dùng trong công ty nhưng chưa được gán vai trò nào của Thu chi sẽ không lập được đơn — màn Tổng quan báo "Không tải được số liệu", gửi duyệt báo "Bạn không có quyền thao tác trên Thu chi". Hiện trang Cài đặt của Thu chi chưa có mục gán vai trò; hãy liên hệ quản trị viên công ty để được cấp vai trò Nhân viên hoặc Kế toán.
Cài đặt Thu chi
Trang Cài đặt (chỉ kế toán) có hai phần, mỗi phần có nút Lưu riêng.
Quy trình duyệt
Ba ô Quy trình duyệt Thanh toán, Quy trình duyệt Tạm ứng, Quy trình duyệt Hoàn ứng cho phép chọn loại đơn duyệt bên app Đề xuất & Phê duyệt mà mỗi loại đơn Thu chi sẽ đi qua.
- Bỏ trống: Thu chi tự dùng loại đơn có tên mặc định — "Duyệt đề nghị thanh toán", "Duyệt tạm ứng", "Duyệt hoàn ứng" — nếu loại đơn đó đang bật.
- Bên cạnh mỗi ô có nhãn Sẵn sàng (tìm thấy loại đơn đang dùng) hoặc Chưa sẵn sàng kèm hướng dẫn cần tạo loại đơn nào.
Khung Cách hoạt động ở cuối trang nhắc lại quy tắc này và có nút Mở app Duyệt để đi thẳng tới trang quản trị quy trình.
Trong app Đề xuất & Phê duyệt, vào Quy trình và tạo loại đơn (ví dụ "Duyệt đề nghị thanh toán"), cấu hình các bước duyệt, bật Đang dùng. Xem Quản trị quy trình.
Quay lại Cài đặt Thu chi. Nếu dùng đúng tên mặc định, nhãn tự chuyển Sẵn sàng. Nếu dùng tên khác, chọn loại đơn đó trong ô tương ứng rồi bấm Lưu.
Mẹo cấu hình luồng duyệt chi tiền
Mỗi loại đơn nên có ít nhất hai người duyệt hoặc một người duyệt dự phòng, vì người gửi không được tự duyệt đơn của mình. Có thể dùng điều kiện leo cấp theo số tiền, ví dụ đơn từ 20 triệu trở lên thêm bước Giám đốc. Biểu mẫu của loại đơn duyệt không nên có trường bắt buộc nào, vì người gửi không điền trực tiếp bên app duyệt.
Tham số vận hành
| Tham số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Hạn hoàn ứng (ngày sau khi chi) | Số ngày người tạm ứng phải hoàn ứng, tính từ thời điểm kế toán chi. Bỏ trống dùng mặc định 14 ngày. Hạn được ghi vào từng tạm ứng lúc xác nhận chi, nên đổi tham số không ảnh hưởng các khoản đã chi. |
| Chặn chi khi quỹ không đủ | Bật: xác nhận chi và phiếu chi tay bị từ chối nếu làm số dư quỹ âm. Tắt (mặc định): vẫn cho chi, số dư có thể âm. |
Câu hỏi thường gặp
Kế toán có cần quyền quản trị app Đề xuất & Phê duyệt không? Không bắt buộc để dùng Thu chi. Nhưng để tạo hoặc sửa loại đơn duyệt thì cần quyền quản trị app Đề xuất & Phê duyệt.
Đổi quy trình duyệt có ảnh hưởng đơn đang chờ duyệt không? Không. Đơn đã gửi giữ nguyên luồng duyệt lúc gửi; quy trình mới áp cho các đơn gửi sau.