Ngân sách
Đặt hạn mức chi theo tháng, quý, năm cho từng phòng ban và loại chi; cảnh báo hoặc chặn khi vượt.
Trang Ngân sách (chỉ kế toán) là nơi đặt hạn mức chi tiêu. Mỗi dòng ngân sách là một hạn mức cho một phòng ban, trong một kỳ, có thể giới hạn theo một loại chi. Khi nhân viên lập đơn, Thu chi tự đối chiếu với dòng ngân sách phù hợp và báo ngay đơn còn trong hạn mức hay không.
Thanh Đã dùng / hạn mức đổi màu theo mức dùng: xanh dưới 80%, vàng từ 80%, đỏ từ 100%. Dòng đang áp dụng và dùng nhiều nhất được xếp lên đầu.
Tạo dòng ngân sách
Bấm Tạo dòng ngân sách. Hộp thoại "Tạo bản ghi mới" mở ra.
Nhập Tên dòng ngân sách, ví dụ "Marketing tháng 10/2026".
Chọn Loại kỳ (Tháng, Quý, Năm) và nhập Kỳ đúng định dạng: tháng là 2026-10, quý là 2026-Q4, năm là 2026.
Chọn Phòng ban, nhập Hạn mức (VND), chọn Khi vượt là Cảnh báo hoặc Chặn, đánh dấu Đang áp dụng. Để trống ô Đã dùng — hệ thống tự tính. Bấm Tạo.
Bảng chi tiết của dòng vừa tạo mở ra. Chọn Loại chi (trống = mọi loại) tại đây nếu muốn giới hạn theo một loại chi.
Muốn sửa một dòng, bấm vào dòng đó trong danh sách để mở bảng chi tiết. Bỏ dấu Đang áp dụng để tạm ngưng một dòng mà không xoá.
Đơn được đối chiếu với dòng nào
Thu chi chọn dòng ngân sách theo ba điều kiện:
- Cùng kỳ với ngày đơn được gửi duyệt (đơn gửi ngày 05/10/2026 thuộc kỳ
2026-10,2026-Q4và2026). - Cùng phòng ban với phòng ban ghi trên đơn — phải khớp chính xác.
- Cùng loại chi, hoặc dòng để trống loại chi (áp cho mọi loại chi của phòng đó). Dòng ghi đích danh loại chi được ưu tiên hơn dòng để trống.
Nếu vẫn còn nhiều dòng khớp, hệ thống chọn dòng có hạn mức nhỏ nhất.
Luôn chọn phòng ban cho dòng ngân sách
Dòng ngân sách không chọn phòng ban (bảng hiện "Mọi phòng ban") chỉ áp cho những đơn không ghi phòng ban. Muốn kiểm soát chi của một phòng, hãy tạo dòng riêng cho phòng đó. Tương tự, nhắc nhân viên chọn Phòng ban khi lập đơn, nếu không đơn sẽ không được đối chiếu với ngân sách của phòng.
Cách tính "Đã dùng"
"Đã dùng" cộng các đơn đã gửi duyệt trở đi (đang chờ duyệt, chờ chi, đã chi, đã quyết toán…); đơn nháp, bị từ chối hoặc đã thu hồi không tính.
- Thanh toán: tính toàn bộ số tiền.
- Tạm ứng: tính toàn bộ số tiền ứng; sau khi quyết toán, tính theo số thực chi nếu ít hơn.
- Hoàn ứng: chỉ tính phần vượt quá số đã tạm ứng (phần còn lại đã được tính ở đơn tạm ứng).
Cảnh báo và chặn
| Chế độ | Khi đơn làm vượt hạn mức |
|---|---|
| Cảnh báo | Form hiện "Vượt — Cảnh báo" nhưng vẫn gửi duyệt được. Khi đơn được gửi, kế toán và quản trị viên công ty nhận thông báo "Vượt ngân sách". |
| Chặn | Form hiện "Vượt — Chặn", nút Gửi duyệt bị khoá. Hệ thống cũng kiểm lại lúc gửi nên không thể lách. |
Xem người lập đơn thấy gì ở Lập đề nghị, mục Xem trước ngân sách.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có xem được bảng ngân sách không? Không. Nhân viên chỉ thấy thanh kiểm ngân sách trong form lập đơn của mình.
Sang tháng mới có phải tạo lại dòng ngân sách? Có. Mỗi dòng gắn với một kỳ cụ thể. Với hạn mức cố định hằng tháng, tạo dòng cho từng tháng, hoặc dùng loại kỳ Quý/Năm nếu muốn gộp.
Trang Tổng quan hiển thị dòng ngân sách nào? Mục "Ngân sách dùng nhiều nhất (kỳ hiện tại)" lấy các dòng đang áp dụng của kỳ hiện tại, xếp theo tỉ lệ đã dùng.