Lập đề nghị
Cách điền đơn thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, xem trước ngân sách, lưu nháp và gửi duyệt.
Cả ba loại đơn (Thanh toán, Tạm ứng, Hoàn ứng) dùng chung một form. Bạn mở form bằng các nút ở đầu trang Tổng quan (Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng, Hoàn ứng) hoặc trang Đơn của tôi (Thanh toán, Tạm ứng, Hoàn ứng). Tiêu đề form cho biết bạn đang lập loại nào, ví dụ "Lập đề nghị: Thanh toán".
Các trường trong đơn
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nội dung (bắt buộc) | Mô tả ngắn khoản chi, ví dụ "In catalogue sản phẩm 2027". Đây cũng là tên đơn khi chuyển sang app duyệt. |
| Số tiền (VND) (bắt buộc khi gửi) | Số nguyên dương, không nhập dấu chấm/phẩy. Ngay dưới ô có dòng hiển thị số đã định dạng để bạn kiểm lại. |
| Phòng ban | Phòng ban chịu khoản chi. Dùng để đối chiếu ngân sách. |
| Loại chi | Chọn trong danh mục loại chi của công ty (Văn phòng phẩm, Công tác phí, Tiếp khách, Marketing / Quảng cáo…). |
| Hình thức | Chuyển khoản hoặc Tiền mặt. Bỏ trống thì mặc định Chuyển khoản. |
| Người thụ hưởng | Chọn từ danh bạ thụ hưởng (nhà cung cấp, đối tác đã lưu số tài khoản). |
| Thụ hưởng (nhập tay) | Dùng khi người nhận tiền chưa có trong danh bạ. |
| Hạn thanh toán | Ngày cần thanh toán, để kế toán sắp xếp thứ tự chi. |
| Diễn giải | Giải thích thêm cho người duyệt và kế toán. |
| Chứng từ | Đính kèm hoá đơn, báo giá, ảnh chụp chứng từ. |
Riêng đơn Hoàn ứng có thêm Tạm ứng gốc và Bảng kê chi phí — xem Tạm ứng và hoàn ứng.
Lưu vào danh bạ
Kế toán thấy thêm nút Lưu vào danh bạ cạnh ô Người thụ hưởng để lưu nhanh tên, số tài khoản, ngân hàng của người nhận mới. Nhân viên chỉ chọn được người có sẵn trong danh bạ; người chưa có thì ghi vào ô Thụ hưởng (nhập tay).
Xem trước ngân sách
Khi bạn nhập số tiền, form tự tìm dòng ngân sách khớp với Phòng ban và Loại chi của đơn rồi hiện một thanh tiến độ ở cuối form:
- Trong hạn mức (xanh): cộng cả đơn này vẫn chưa vượt hạn mức.
- Vượt — Cảnh báo (vàng): đơn làm vượt hạn mức nhưng vẫn gửi được. Kế toán và quản trị viên sẽ nhận thông báo "Vượt ngân sách".
- Vượt — Chặn (đỏ): dòng ngân sách đặt chế độ Chặn, nút Gửi duyệt bị khoá.
Dòng chữ bên dưới thanh cho biết đã dùng bao nhiêu, hạn mức bao nhiêu và đơn này thêm bao nhiêu.
Nếu không có dòng ngân sách nào áp dụng, form ghi "Không có dòng ngân sách áp dụng cho tổ hợp phòng ban/loại chi này" và bạn gửi duyệt bình thường. Cách đặt hạn mức xem ở Ngân sách.
Lưu nháp và gửi duyệt
Cuối form có ba nút:
- Huỷ — quay lại, không lưu gì.
- Lưu nháp — lưu đơn ở trạng thái Nháp. Chỉ cần có Nội dung là lưu được.
- Gửi duyệt — lưu rồi chuyển đơn sang app Đề xuất & Phê duyệt. Đơn chuyển sang Chờ duyệt.
Nút Gửi duyệt chỉ bấm được khi đơn đủ điều kiện: có số tiền hợp lệ, không bị ngân sách chặn, và với đơn hoàn ứng thì đã chọn tạm ứng gốc, có ít nhất một dòng kê và tổng bảng kê bằng số tiền đơn.
Gửi duyệt báo lỗi?
Nếu nút Gửi duyệt báo lỗi, đơn vẫn được giữ ở trạng thái Nháp. Lỗi hay gặp nhất là công ty chưa có loại đơn duyệt tương ứng trong app Đề xuất & Phê duyệt. Thông báo lỗi sẽ nêu đúng tên loại đơn cần tạo; hãy chuyển cho kế toán hoặc quản trị viên (xem Luồng duyệt).
Sửa đơn nháp
Mở đơn Nháp từ Đơn của tôi, bấm Sửa đơn. Form mở lại với dữ liệu đã nhập, tiêu đề là "Sửa đơn (Nháp)". Đơn đã gửi duyệt thì không sửa được nữa; nếu cần thay đổi, hãy Thu hồi đơn bên app Đề xuất & Phê duyệt (đơn Thu chi chuyển sang Đã thu hồi) rồi lập đơn mới.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chọn phòng ban nào? Chọn phòng ban chịu khoản chi này. Phòng ban quyết định dòng ngân sách nào được đối chiếu.
Có nhập số tiền có phần lẻ được không?
Không. Số tiền là số nguyên tính bằng đồng, ví dụ 1850000.
Đơn bị chặn vì ngân sách nhưng việc chi là cần thiết? Liên hệ kế toán. Kế toán có thể nâng hạn mức hoặc đổi dòng ngân sách sang chế độ Cảnh báo.