Sổ quỹ

Quản lý quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng và phiếu thu/chi của công ty.

Trang Sổ quỹ (chỉ kế toán) cho biết công ty đang có những quỹ nào, mỗi quỹ còn bao nhiêu tiền và các khoản thu/chi đã ghi vào quỹ đó.

Quỹ

Mỗi quỹ hiện thành một thẻ: tên quỹ, loại (Tiền mặt hoặc Ngân hàng), số dư hiện tại, với tài khoản ngân hàng thì có thêm tên ngân hàng và số tài khoản. Bấm vào một thẻ để xem phiếu của quỹ đó.

Số dư được tính tự động = số dư ban đầu + tổng phiếu thu − tổng phiếu chi. Bạn không sửa tay số dư; muốn điều chỉnh thì lập phiếu thu hoặc phiếu chi.

Tạo quỹ

Bấm Tạo quỹ ở đầu trang.

Nhập Tên quỹ, chọn Loại quỹ (Tiền mặt hoặc Ngân hàng) và Số dư ban đầu (VND) — số tiền đang có lúc bắt đầu dùng Thu chi, có thể là 0.

Với quỹ ngân hàng, nhập thêm Số tài khoản và Ngân hàng. Bấm Tạo quỹ.

Hộp thoại Tạo quỹ — Tạo một quỹ loại Ngân hàng: có thêm ô số tài khoản và tên ngân hàng.

Phiếu thu/chi

Bảng phiếu của quỹ đang chọn gồm: Số phiếu (đánh số tự động), Lý do, Loại (Thu/Chi), Số tiền, Ngày, Đối tượng (người nộp/nhận tiền), Nguồn và nút in.

Phiếu có hai nguồn:

Từ đơn — tự sinh khi kế toán xác nhận chi một đơn, hoặc khi quyết toán hoàn ứng có chênh lệch. Lý do có dạng "Chi theo đơn: …".
Phiếu tay — kế toán tự lập cho các khoản không đi qua đơn đề nghị.

Phiếu không sửa hay xoá được sau khi ghi. Nếu ghi nhầm, lập một phiếu ngược chiều để cân lại và ghi rõ lý do.

Lập phiếu thu/chi tay

Dùng cho các khoản như thu tiền thanh lý tài sản, nộp tiền điện nước, rút tiền ngân hàng nhập quỹ tiền mặt…

Bấm Phiếu thu/chi tay.

Chọn Loại phiếu (Phiếu thu / Phiếu chi) và Quỹ.

Nhập Lý do, Số tiền (VND), Ngày. Có thể chọn Loại chi và ghi Đối tượng thu/chi (người nộp hoặc nhận tiền).

Bấm Lập phiếu. Số dư quỹ cập nhật ngay.

Hộp thoại lập phiếu thu/chi tay — Phiếu thu/chi tay: khoản thu/chi không qua đơn đề nghị, ghi thẳng vào sổ quỹ.

Chuyển tiền giữa hai quỹ

Ví dụ rút 20 triệu từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt: lập một phiếu chi 20 triệu ở quỹ ngân hàng và một phiếu thu 20 triệu ở quỹ tiền mặt, cùng lý do "Rút tiền nhập quỹ".

In phiếu

Mỗi dòng phiếu có nút in. Chọn mẫu Phiếu thu hoặc Phiếu chi đúng với loại phiếu để in hoặc tải PDF.

Câu hỏi thường gặp

Số dư quỹ âm? Xảy ra khi chi nhiều hơn số đang có mà công ty chưa bật chặn. Kiểm tra lại số dư ban đầu và các phiếu thu còn thiếu. Muốn ngăn chi vượt số dư, bật Chặn chi khi quỹ không đủ trong Cài đặt.

Vì sao không xoá được phiếu? Sổ quỹ chỉ ghi thêm, không sửa xoá, để giữ đúng lịch sử dòng tiền. Lập phiếu ngược chiều để điều chỉnh.