Tạm ứng và hoàn ứng
Ứng tiền trước, kê chi phí thực tế sau, quyết toán phần chênh lệch và theo dõi hạn hoàn ứng.
Tạm ứng dùng khi bạn cần tiền trước để làm việc cho công ty: đi công tác, mua vật tư, tổ chức sự kiện. Sau khi tiêu, bạn lập đơn Hoàn ứng kê chi phí thực tế để kế toán quyết toán khoản đã ứng.
Vòng đời một khoản tạm ứng
- Bạn lập Đề nghị tạm ứng và gửi duyệt (cách điền giống đề nghị thanh toán, xem Lập đề nghị).
- Đơn được duyệt → Chờ chi. Kế toán xác nhận chi → Đã chi. Lúc này bạn đang "nợ" công ty đúng số tiền đã ứng.
- Hệ thống tự đặt Hạn hoàn ứng = ngày chi + số ngày công ty quy định (mặc định 14 ngày).
- Bạn lập đơn Hoàn ứng, chọn tạm ứng gốc, kê từng khoản đã chi rồi gửi duyệt.
- Đơn hoàn ứng được duyệt → Chờ quyết toán quỹ. Kế toán quyết toán → đơn hoàn ứng Hoàn tất, tạm ứng gốc Đã quyết toán, khoản nợ về 0.
Lập đơn hoàn ứng
Bấm Hoàn ứng ở trang Tổng quan hoặc Đơn của tôi. Ngoài các trường thông thường, đơn hoàn ứng có hai phần riêng.
Chọn tạm ứng gốc
Ô Tạm ứng gốc chỉ liệt kê các khoản tạm ứng của bạn, đã chi và còn nợ, kèm số nợ còn lại. Nếu ô báo "Không có tạm ứng còn nợ" thì bạn chưa có khoản nào cần hoàn ứng.
Kê chi phí
Phần Bảng kê chi phí bắt buộc có ít nhất một dòng. Bấm Thêm dòng, nhập nội dung chi, số tiền, ngày chi. Biểu tượng thùng rác xoá một dòng.
Góc phải của bảng kê hiện tổng các dòng so với số tiền đơn. Khi hai số lệch nhau, form báo "Tổng bảng kê không khớp số tiền đơn." kèm nút Dùng tổng bảng kê (…) để lấy tổng làm số tiền đơn. Đơn chỉ gửi duyệt được khi tổng bảng kê bằng đúng số tiền đơn.
Số tiền hoàn ứng là chi phí thực tế
Bạn kê đúng số đã tiêu, không cần bằng số đã ứng. Chênh lệch được xử lý lúc quyết toán: tiêu ít hơn thì nộp lại phần thừa, tiêu nhiều hơn thì công ty chi bù.
Một số quy định
- Chỉ hoàn ứng cho tạm ứng của chính người đề nghị.
- Tạm ứng gốc phải đang ở trạng thái Đã chi và còn nợ.
- Mỗi tạm ứng chỉ có một đơn hoàn ứng đang xử lý tại một thời điểm. Muốn lập đơn khác, hãy chờ đơn trước hoàn tất hoặc thu hồi nó.
Quyết toán chênh lệch
Kế toán quyết toán đơn hoàn ứng ở trang Chờ chi (chi tiết ở Chi tiền). Hệ thống so số tiền hoàn ứng với số nợ còn lại của tạm ứng gốc:
| Trường hợp | Ví dụ | Kết quả |
|---|---|---|
| Tiêu ít hơn tạm ứng | Ứng 5.000.000, kê 4.350.000 | Lập phiếu thu 650.000 vào quỹ (bạn nộp lại phần thừa) |
| Tiêu nhiều hơn tạm ứng | Ứng 6.000.000, kê 6.420.000 | Lập phiếu chi 420.000 từ quỹ (công ty chi bù) |
| Vừa đủ | Ứng 3.000.000, kê 3.000.000 | Không sinh phiếu |
Sau quyết toán, bạn nhận thông báo "Tạm ứng đã được quyết toán" kèm số tiền và phần chênh lệch.
Theo dõi nợ tạm ứng
Trang Nợ tạm ứng liệt kê các khoản tạm ứng đã chi mà chưa quyết toán: người tạm ứng, số đã ứng, nợ còn và hạn hoàn ứng. Khoản quá hạn được tô đỏ và ghi "(quá hạn)"; đầu trang có tổng số khoản, tổng nợ và số khoản quá hạn.
Nhân viên chỉ thấy khoản nợ của mình. Kế toán thấy toàn công ty.
Nhắc hạn tự động
Mỗi sáng (8 giờ), hệ thống rà các khoản tạm ứng còn nợ:
- Còn 3 ngày trở xuống tới hạn: người tạm ứng nhận thông báo "Sắp đến hạn hoàn ứng".
- Đã quá hạn: người tạm ứng và kế toán nhận thông báo "Quá hạn hoàn ứng".
Mỗi khoản được nhắc tối đa một lần mỗi ngày.
Câu hỏi thường gặp
Tôi đã tạm ứng nhưng ô Tạm ứng gốc trống? Khoản tạm ứng phải được kế toán xác nhận chi (trạng thái Đã chi) thì mới hoàn ứng được. Kiểm tra trạng thái trong Đơn của tôi.
Có hoàn ứng thành nhiều lần được không? Mỗi lúc chỉ một đơn hoàn ứng đang xử lý cho một tạm ứng. Khi quyết toán, hệ thống tất toán khoản tạm ứng theo số liệu của đơn hoàn ứng đó.
Hạn hoàn ứng tính thế nào? Bằng ngày kế toán ghi "Thời điểm chi" cộng số ngày trong mục Hạn hoàn ứng (ngày sau khi chi) của Cài đặt (mặc định 14).