Vai trò & thông báo
Hai vai trò Sales và Quản lý kinh doanh, cách gán vai trò, và các tin nhắn CRM tự động gửi.
Hai vai trò có sẵn
CRM có sẵn hai vai trò để giới hạn ai thấy, ai sửa được dữ liệu bán hàng:
| Sales | Quản lý kinh doanh | |
|---|---|---|
| Khách tiềm năng, khách hàng, người liên hệ, cơ hội, báo giá | Chỉ thấy và sửa bản ghi mình phụ trách; thêm mới được | Thấy và sửa toàn bộ của công ty |
| Xoá khách tiềm năng, người liên hệ, cơ hội, báo giá | Không | Có |
| Hoạt động | Thấy, sửa, xoá hoạt động mình phụ trách | Toàn bộ |
| Khách hàng | Không xoá được | Không xoá được |
| Danh mục sản phẩm | Chỉ xem | Thêm, sửa, xoá |
| Chuyển đổi khách tiềm năng | Được (khách tiềm năng của mình) | Được |
| Trang Báo cáo | Chưa cấp sẵn (xem Báo cáo) | Chưa cấp sẵn |
"Mình phụ trách" nghĩa là bản ghi có Người phụ trách là bạn. Vì vậy khi tạo khách tiềm năng, cơ hội hay báo giá cho đồng nghiệp, hãy chọn đúng người phụ trách — người đó mới thấy được bản ghi.
Quản trị viên công ty, chủ sở hữu cơ sở dữ liệu CRM (thường là người cài ứng dụng) và người được chia sẻ ở mức Quản lý có toàn quyền, không bị giới hạn bởi hai vai trò trên. Nhân viên khác chưa được gán vai trò hay chia sẻ thì không xem được dữ liệu CRM.
Gán vai trò cho nhân viên
Dữ liệu của CRM nằm trong cơ sở dữ liệu tên CRM (mục Cơ sở dữ liệu, nhóm Từ ứng dụng). Vai trò được gán ở hộp thoại chia sẻ của cơ sở dữ liệu này, dưới tên gọi quyền nâng cao.
Mở Cơ sở dữ liệu trên thanh bên trái, trong nhóm Từ ứng dụng bấm vào CRM.
Bấm tên cơ sở CRM ở góc trên bên trái, chọn Chia sẻ cơ sở.
Ở ô Thêm người hoặc phòng ban, chọn nhân viên (hoặc cả phòng ban kinh doanh).
Bấm ô mức quyền bên cạnh, trong nhóm Quyền nâng cao chọn Sales hoặc Quản lý kinh doanh, rồi bấm Mời.
Bấm Thiết lập quyền nâng cao ở cuối hộp thoại để xem chi tiết từng vai trò được làm gì trên từng bảng, hoặc nhân bản một vai trò để tạo bộ quyền riêng cho công ty bạn.
Sửa vai trò có sẵn cần cẩn thận
Thay đổi một vai trò áp dụng ngay cho mọi người đang giữ vai trò đó. Nếu chỉ muốn khác đi cho vài người, hãy nhân bản vai trò rồi sửa bản sao. Cách dùng hộp thoại chia sẻ xem thêm ở Chia sẻ & phân quyền.
Tin nhắn CRM tự động gửi
CRM có bot CRM gửi tin nhắn trong Chat ở ba trường hợp:
| Khi nào | Ai nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Có khách tiềm năng mới được giao người phụ trách | Người phụ trách | "Bạn được giao khách tiềm năng mới: «tên»…" |
| Một cơ hội chuyển sang Thắng | Người phụ trách cơ hội | Lời chúc mừng kèm tên và giá trị cơ hội |
| 8 giờ sáng mỗi ngày, nếu còn hoạt động quá hạn | Quản trị viên công ty | Số hoạt động quá hạn, nhắc mở Hoạt động để xử lý |
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên kinh doanh mới vào không thấy dữ liệu gì? Kiểm tra họ đã được chia sẻ cơ sở CRM với vai trò Sales chưa, và các bản ghi đã có Người phụ trách là họ chưa.
Trưởng phòng muốn xem pipeline của cả phòng? Gán vai trò Quản lý kinh doanh. Trên trang Tổng quan, Pipeline, Hoạt động, chọn Toàn công ty / Tất cả để xem số liệu chung.